Những Tác Nhân AI Tăng Năng Suất Tốt Nhất Hiện Nay Là Gì?

Mục đích chính của những tác nhân AI tăng năng suất này là tự động hóa công việc nặng về tư duy—công việc mệt mỏi về mặt tinh thần là tổ chức, lập kế hoạch, lên lịch và tổng hợp thông tin. Bằng cách chuyển giao những nhiệm vụ này cho một tác nhân thông minh, bạn giải phóng sự tập trung của mình cho công việc sâu, tư duy chiến lược và giải quyết vấn đề sáng tạo. Mặc dù thuật ngữ ‘tác nhân AI’ thường được sử dụng rộng rãi, những công cụ hiệu quả nhất ngày nay được hiểu rõ nhất là những trợ lý có khả năng cao, đơn lẻ.

Những tác nhân AI tăng năng suất tốt nhất là các công cụ phần mềm chuyên biệt tự động xử lý các nhiệm vụ cụ thể, quản lý thông tin, hoặc tối ưu hóa quy trình công việc để tiết kiệm thời gian và năng lượng tư duy của bạn. Không giống như các công cụ thụ động yêu cầu hướng dẫn liên tục bằng tay, những tác nhân này được thiết kế để hiểu một mục tiêu và sau đó thực hiện các hành động nhiều bước độc lập để đạt được mục tiêu đó trong một phạm vi xác định.

Những Điểm Chính

• Các tác nhân AI hiện nay là những công cụ chuyên biệt, không phải là trợ lý toàn diện. Chúng xuất sắc trong các nhiệm vụ cụ thể trong một phạm vi hẹp, không phải là xử lý các mục tiêu phức tạp, cấp cao.
• Lợi ích chính là tự động hóa ‘gánh nặng tinh thần’— công việc tinh thần mệt mỏi của việc lập kế hoạch, lên lịch trình và tổ chức thông tin, giúp bạn giải phóng để làm việc sáng tạo sâu sắc.
• Các Tác Nhân AI Tăng Năng Suất ngày nay chia thành ba loại chính: quản lý tri thức (‘bộ não thứ hai’), quản lý nhiệm vụ/lịch trình tự động, và tự động hóa quy trình làm việc giữa các ứng dụng.
• Sức mạnh của chúng đến từ tính tự trị của chúng; chúng hiểu một mục tiêu và sau đó tự động thực hiện nhiều bước để đạt được, không giống như các công cụ thụ động yêu cầu chỉ đạo liên tục.
• Chiến lược tốt nhất là xây dựng một ‘đội’ các đại lý chuyên biệt, mỗi đại lý thực hiện một nhiệm vụ cụ thể, thay vì tìm kiếm một công cụ duy nhất để làm mọi thứ.

Quảng cáo vs. Thực tế: ‘Agentic’ thực sự có ý nghĩa gì đối với năng suất?

Trước khi đi sâu vào các công cụ, điều quan trọng là đặt ra những kỳ vọng rõ ràng. Thuật ngữ ‘tác nhân AI’ đang ở đỉnh cao của chu kỳ quảng cáo, đề xuất một tương lai của trợ lý số toàn năng. Thực tế ngày nay được hiểu tốt nhất như một phổ của khả năng tự hành động:

1. Cấp độ 1: Tự động hóa. Đây là một hệ thống theo một kịch bản cứng, lập trình sẵn (ví dụ, ‘NẾU có một email mới đến, THÌ tạo một nhiệm vụ cần làm’). Nó không có năng lực ra quyết định.
2. Cấp độ 2: Đại lý chuyên biệt. Đây là nơi mà các công cụ tốt nhất ngày nay nằm. Một đại lý chuyên biệt hoạt động tự động trong một lĩnh vực rất hẹp để đạt được một mục tiêu cụ thể. Nó có thể đưa ra các quyết định hạn chế để đạt mục tiêu đó, như một trợ lý họp quyết định cách tốt nhất để tóm tắt một cuộc trò chuyện hoặc một đại lý lịch quyết định thời gian tối ưu để lên lịch cho một nhiệm vụ.
3. Cấp độ 3: Hệ thống Đại lý Thực thực. Đây là tầm nhìn tương lai: một hệ thống có thể nhận một mục tiêu phức tạp, cấp cao (‘Lên kế hoạch ra mắt sản phẩm’) và tự động tạo ra một kế hoạch nhiều bước trên các lĩnh vực khác nhau, và thực hiện nó bằng cách sử dụng các công cụ khác nhau. Hiện tại, điều này chưa tồn tại như một sản phẩm thương mại.

Vậy, liệu các Tác Nhân AI Tăng Năng Suất có thực sự hiệu quả? Có, nhưng chỉ khi bạn sử dụng đại lý chuyên ngành phù hợp cho công việc phù hợp. Các công cụ sau đây là ví dụ tốt nhất của các đại lý Cấp độ 2 đang mang lại kết quả hữu hình hiện nay.

Danh mục 1: ‘Bộ não thứ hai’ được hỗ trợ bởi AI cho Quản lý Kiến thức

Lợi ích năng suất chính trong danh mục này là loại bỏ thời gian dành cho việc tổ chức và tìm kiếm kiến thức cá nhân và chuyên nghiệp. Các Tác Nhân AI Tăng Năng Suất này biến ghi chú của bạn từ một thư viện tĩnh thành một đối tác động, có tính đối thoại.

• Công cụ Chính: Mem, Constella, SecondBrain.io
• Cách họ Hoạt động như Đại lý: Các công cụ này sử dụng một công nghệ gọi là Tạo Sinh có Tăng cường Truy xuất (RAG). Khi bạn đặt câu hỏi như, ‘Tóm tắt ghi chú cuộc họp của tôi về Dự án Phoenix,’ đại lý tự động thực hiện một quy trình làm việc nhận thức: nó sẽ tìm kiếm toàn bộ cơ sở kiến thức của bạn cho các tài liệu liên quan, đọc và tổng hợp các điểm chính, và tạo ra một câu trả lời ngắn gọn chỉ dựa trên dữ liệu của bạn.
• Kiểm tra Thực tế: Đây là những công cụ giảm tải nhận thức mạnh mẽ. Khả năng của chúng tập trung vào lý luận và tổng hợp, không phải hành động. Chúng có thể nói cho bạn biết điều gì đã được quyết định trong một cuộc họp, nhưng chúng chưa thể lấy thông tin đó và tự động lập lịch các tác vụ theo dõi trong lịch của bạn.

Danh mục 2: Trình Quản lý Tác vụ Tự động cho Tối ưu hóa Lịch trình của Bạn

Danh mục này cung cấp một số ví dụ rõ ràng nhất về hành vi đại diện, trực tiếp giải quyết câu hỏi, ‘Các tác nhân AI tăng năng suất có thực sự hữu dụng?’ bằng cách tự động hóa công việc hàng ngày tiêu tốn thời gian là lập kế hoạch.

• Các công cụ chính: Motion, Taskade
• Cách chúng hoạt động như những đại diện: Những công cụ này hoạt động như những nhà quản lý dự án tự động cho thời gian của bạn. Bạn cung cấp cho chúng các nhiệm vụ, thời hạn và ưu tiên của mình. Đại lý sau đó nhận thức về lịch của bạn, suy luận về cách tốt nhất để khớp mọi thứ và hành động trực tiếp bằng cách chặn thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Theo trang web của Motion, động cơ AI của họ ‘tối ưu hóa động lịch trình của bạn hàng chục lần mỗi ngày’. Nếu một xung đột xảy ra, đại lý tự động lên kế hoạch lại cho cả ngày của bạn.
• Ví dụ trong thực tế: Nếu một cuộc họp phút chót được lên lịch chồng lên thời gian ‘tập trung’ của bạn, một công cụ như Reclaim sẽ tự động tìm khoảng thời gian tốt nhất tiếp theo và di chuyển khối tập trung, bảo vệ các ưu tiên của bạn mà không cần nỗ lực thủ công từ bạn.
• Kiểm tra thực tế: Tính đại diện ở đây rất mạnh nhưng bị hạn chế trong quản lý thời gian. Chúng xuất sắc trong việc tổ chức các nhiệm vụ bạn đưa cho chúng, nhưng chúng chưa thể suy diễn các nhiệm vụ mới từ email hoặc tin nhắn của bạn. Con người vẫn chịu trách nhiệm định nghĩa danh sách các việc cần làm ban đầu, một hạn chế quan trọng cần hiểu để cải thiện hiệu quả.

Danh mục 3: Người thực hiện luồng công việc kết nối các ứng dụng của bạn

Những công cụ này là chất dính kỹ thuật số của internet, hoạt động như các đại diện có thể thực thi các luồng công việc lặp đi lặp lại, nhiều bước trên các ứng dụng khác nhau mà không yêu cầu bạn viết bất kỳ mã nào.

• Các công cụ chính: Zapier Agents hoặc AgentGPT
• Cách họ hoạt động như tác nhân: Đây là nơi mà tự động hóa đơn giản phát triển thành sự đại diện thực sự. Một tự động hóa tiêu chuẩn của Zapier không phải là một tác nhân. Tuy nhiên, tính năng ‘Tác nhân Zapier’ mới của họ cho phép bạn đưa ra lệnh cao cấp bằng tiếng Anh thông thường, như ‘Tóm tắt email này và thêm các điểm chính vào bảng Trello ‘Theo dõi’ của tôi.’ Tác nhân sau đó tạo và thực hiện quy trình đó. Các nền tảng như AgentGPT đưa điều này đi xa hơn, cho phép người dùng đặt mục tiêu như ‘Nghiên cứu 5 công cụ Tác Nhân AI Tăng Năng Suất hàng đầu,’ mà tác nhân sau đó thực hiện bằng cách tự động duyệt web và tổng hợp thông tin.
• Ví dụ trong thực tế: Thay vì sao chép thông tin từ một khách hàng mới trong hộp thư đến của bạn sang CRM, bạn có thể có một tác nhân nhận thấy khách hàng mới, trích xuất thông tin liên hệ liên quan và tạo một mục nhập mới trong Salesforce, tất cả chỉ từ một lệnh trò chuyện.
• Kiểm thực tế: Đây là một cái nhìn mạnh mẽ vào tương lai của tự động hóa dựa trên AI. Tuy nhiên, các tác nhân này vẫn có thể dễ dàng bị phá vỡ và bị giới hạn bởi các kết nối API (‘công cụ’) có sẵn mà họ có thể sử dụng. Độ tin cậy của họ phụ thuộc vào độ rõ ràng của chỉ dẫn và độ mạnh mẽ của các ứng dụng mà họ kết nối.

Kết luận: Liệu các Tác Nhân AI Tăng Năng Suất có thực sự hiệu quả?

Vâng, hoàn toàn – nhưng chỉ khi bạn áp dụng tư duy đúng và chọn công cụ phù hợp. Những lợi ích của các Tác Nhân AI Tăng Năng Suất ngày nay đến từ việc sử dụng các tác nhân chuyên biệt Cấp độ 2 để tự động hóa sự tiêu hao nhận thức mà tiêu tốn thời gian và năng lượng của chúng ta.

• Nếu nút cổ chai lớn nhất của bạn là tìm kiếm thông tin, một tác nhân ‘Trí nhớ thứ hai’ như Mem sẽ mang lại giá trị lớn.
• Nếu ngày của bạn bị lãng phí vào việc lập kế hoạch và sắp xếp, một quản lý tác vụ tự động như Motion hoặc Reclaim.ai có thể căn bản thay đổi hiệu quả cá nhân của bạn.
• Nếu bạn liên tục thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại giữa các ứng dụng, một tác nhân quy trình công việc từ Zapier có thể tiết kiệm cho bạn hàng giờ mỗi tuần.

Sự cường điệu hóa về một trợ lý AI biết tất cả, duy nhất vẫn còn ở tương lai. Thực tế hôm nay là một hệ sinh thái các công cụ mạnh mẽ, chuyên biệt. Chìa khóa để mở ra năng suất thực sự là ngừng tìm kiếm một tác nhân hoàn hảo và bắt đầu xây dựng một đội ngũ từ chúng, mỗi cái được giao nhiệm vụ làm điều mà nó làm tốt nhất. Bằng cách triển khai chiến lược các Nhân AI Tăng Năng Suất, bạn không chỉ tự động hóa các nhiệm vụ; bạn đang tự động hóa sự tập trung.