Một dự án triển khai hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) đòi hỏi kế hoạch chi tiết kết hợp với sự ủng hộ từ lãnh đạo và các phương pháp áp dụng từ người dùng, cũng như các biện pháp ngăn ngừa các vấn đề thường gặp trong quá trình triển khai. Các tổ chức áp dụng đúng cách tiếp cận trong triển khai ERP sẽ nhận được những cải tiến lớn về hiệu quả vận hành cùng với khả năng phân tích nâng cao và hệ thống ra quyết định tốt hơn trên toàn tổ chức để vươn lên cùng SAP S/4HANA hoặc các giải pháp ERP khác. Nhiều dự án kết thúc thất bại hoặc vượt quá ngân sách dự kiến.
Hướng dẫn cung cấp các nguyên tắc thực tiễn và xác định các lỗi chính mà các tổ chức nên tránh khi lựa chọn, triển khai hệ thống ERP và tối ưu hóa sau triển khai.
Quy trình lựa chọn phần mềm đòi hỏi bạn phải hiểu cả những vấn đề cần giải quyết và những khả năng cần thiết.
Các Sai lầm Thường gặp:
Thực hành Tốt nhất:
Quy trình xác định yêu cầu cho phép các tổ chức tránh được sự mở rộng phạm vi dự án trong tương lai. Quy trình chính thức hóa yêu cầu giúp bạn lựa chọn phần mềm đáp ứng tất cả các nhu cầu của mình đồng thời hiểu rõ các tùy biến cần thiết. Việc tham gia sớm của các nhà điều hành và các bên liên quan đảm bảo sự cam kết của họ đối với các nỗ lực triển khai kéo dài trong tương lai.
Thị trường ERP có rất nhiều giải pháp phục vụ cho các ngành công nghiệp khác nhau, quy mô doanh nghiệp, ngân sách và các trường hợp sử dụng. Trong khi các nền tảng như SAP, Oracle, Microsoft Dynamics và Infor chiếm ưu thế trên thị trường, đừng bỏ qua các nhà cung cấp nhỏ hơn có thể cung cấp sự linh hoạt lớn hơn.
Các Sai Lầm Phổ Biến:
Các Thực Tiễn Tốt Nhất:
Nhiều yếu tố quan trọng cần được đánh giá khi lựa chọn phần mềm, bao gồm mô hình triển khai và yêu cầu tích hợp, phạm vi tùy biến, và chức năng di động. Việc lựa chọn giải pháp kinh doanh phù hợp phụ thuộc vào việc phát triển các tiêu chí đáp ứng các nhu cầu thiết yếu và yêu cầu quản lý thay đổi. Tránh các tính năng không đáp ứng các yêu cầu cơ bản trong hệ thống của bạn.
ERP đại tu các hệ thống kinh doanh chính, các quy trình hoạt động, báo cáo và các hoạt động hàng ngày. Việc xác định phạm vi dự án cẩn thận giúp tránh được sự hỗn loạn do trễ hạn hoặc vượt ngân sách.
Những Sai Lầm Thường Gặp:
Thực Hành Tốt Nhất:
Quá trình tái cấu trúc quy trình, như di chuyển dữ liệu và tích hợp hệ thống, kiểm thử kỹ lưỡng, và đào tạo người dùng cuối, đòi hỏi ước tính thời gian thực tế. Khi các tổ chức triển khai hệ thống mới cho các đơn vị kinh doanh hoặc quy trình, họ có thể đào tạo nhân sự theo từng nhóm nhỏ và xác định các vấn đề trước khi áp dụng hệ thống hoàn toàn. Các quản lý dự án có kinh nghiệm sẽ giám sát hoạt động của nhóm để đảm bảo các thành viên tuân thủ công việc theo lịch trình.
Đạt được và duy trì sự ủng hộ từ cấp điều hành là điều cần thiết để đảm bảo ngân sách, nguồn lực và sự chấp nhận toàn công ty.
Những Sai Lầm Thường Gặp:
Thực Hành Tốt Nhất:
Trong khi các lãnh đạo kinh doanh có thể phê duyệt đầu tư ERP, sự chú ý của họ có thể chuyển hướng sau khi dự án bắt đầu. Có được nhà tài trợ cấp cao truyền tải lợi ích của giải pháp sẽ đảm bảo ưu tiên tiếp tục trong những trở ngại không tránh khỏi. Báo cáo các chỉ số thành công hàng đầu duy trì sự tự tin rằng mục tiêu cuối cùng đáng giá cho các khoản chi tiêu.
Ngoài việc triển khai phần mềm, ERP đòi hỏi thay đổi các hành vi và quy trình đã ăn sâu. Quản lý thay đổi chủ động giúp quá trình chuyển đổi này trở nên dễ dàng hơn.
Những Sai Lầm Thường Gặp:
Thực Tiễn Tốt Nhất:
Bất kỳ sự tái cấu trúc tổ chức nào cũng gây ra sự kháng cự từ nhân viên cùng với sự bực bội do đường cong học tập mới và mệt mỏi vì thay đổi. Việc đánh giá mức độ sẵn sàng giúp tổ chức xác định những thành viên sẽ phản đối thay đổi và nguồn gốc của những lo ngại đó. Việc cung cấp nội dung đào tạo cụ thể, kết hợp với các thông điệp cá nhân hóa, giúp nhân viên xử lý những băn khoăn của họ. Tổ chức nên chọn những người dẫn dắt thay đổi làm đại diện đồng nghiệp để khuyến khích chấp nhận các quy trình mới. Giao tiếp liên tục nhằm thể hiện lãnh đạo vẫn cam kết với các mục tiêu của họ.
Các hệ thống kế thừa tất yếu có dữ liệu lỗi thời, trùng lặp hoặc không sử dụng nên được làm sạch trước khi di chuyển vào ERP mới. Việc thiếu tích hợp dữ liệu làm giảm sự tin tưởng vào hệ thống mới.
Những Sai Lầm Thường Gặp:
Thực Tiễn Tốt Nhất:
Thật dễ dàng để đánh giá thấp các nguồn lực cần thiết để chuẩn bị dữ liệu hiện có cho việc di chuyển vào hệ thống mới một cách đúng đắn. Các dữ liệu cũ như khách hàng không hoạt động, bản ghi trùng lặp và các quy ước đặt tên không chuẩn cần được lọc và làm sạch. Các nhóm nên sử dụng công cụ ETL để chuyển đổi dữ liệu phù hợp với các định dạng yêu cầu trong ERP. Cung cấp đào tạo quản lý dữ liệu cho các quản trị viên khi nhập bản ghi mới sau khi hệ thống được triển khai để duy trì tính toàn vẹn.
Cũng như bạn sẽ không ra mắt một trang web mới mà không qua kiểm tra kỹ lưỡng, hệ thống ERP cũng phải được kiểm tra kỹ trước khi dựa vào chúng.
Những sai lầm phổ biến:
Thực hành tốt nhất:
Các chức năng của hệ thống và các tình huống lỗi đòi hỏi kế hoạch kiểm tra rộng rãi bao gồm cả các kịch bản tích cực và tiêu cực. Hệ thống hoạt động đúng lúc đầu, nhưng các vấn đề xuất hiện khi kiểm tra với bộ dữ liệu đầy đủ trong các kịch bản nhu cầu cao. Thực hiện kiểm thử chấp nhận người dùng để các nhà phát triển triển khai trên hệ thống staging sao chép môi trường sản xuất. Giai đoạn kiểm tra thường diễn ra ngắn, vì vậy cần đảm bảo đủ thời gian và sự ủng hộ từ lãnh đạo để giải quyết vấn đề trước khi dựa vào hệ thống.
Dù phần mềm có trực quan đến đâu, nhân viên vẫn cần được đào tạo về các quy trình được cập nhật, tính năng chính và hành vi mong muốn trong hệ thống.
Những sai lầm phổ biến:
Thực tiễn Tốt nhất:
Đừng giả định nhân viên sẽ tự học các quy trình thay đổi, các trường hợp ngoại lệ và thực hành ưu tiên một cách tùy ý. Đào tạo được thiết kế tốt giúp giảm bớt sự bực bội, thúc đẩy việc áp dụng và cho phép người dùng tận dụng tối đa bộ công cụ hỗ trợ vai trò của họ. Xác định người dùng quyền lực trong các đơn vị kinh doanh hoặc cơ sở để cung cấp hỗ trợ liên tục. Đánh giá việc giữ kiến thức và lên lịch đào tạo bổ sung để lấp đầy các khoảng trống năng lực.
Hệ thống ERP không thể tự vận hành. Cần có nguồn lực CNTT và kinh doanh đầy đủ được đào tạo về quản trị, tối ưu, báo cáo và hỗ trợ người dùng.
Những Sai lầm Thường gặp:
Thực tiễn Tốt nhất:
Trong vội vàng để đưa hệ thống vào hoạt động, các công ty thường bỏ qua việc lập kế hoạch quản lý ERP lâu dài. Sự thiếu sót này khiến họ không thể tối ưu cấu hình hoặc phụ thuộc vào tư vấn viên đắt đỏ cho các thay đổi đơn giản. Hãy chỉ định và đào tạo nguồn lực nội bộ để xử lý quản trị, xây dựng báo cáo, yêu cầu thay đổi và giải quyết vấn đề. Đối với các module chuyên biệt, bổ sung đội ngũ bằng hỗ trợ nhà cung cấp bên thứ ba với chi phí hợp lý.
Triển khai ERP không kết thúc khi đi vào hoạt động. Việc tinh chỉnh cấu hình, nâng cấp, tích hợp và nâng cao việc áp dụng của người dùng vẫn tiếp tục.
Những Sai lầm Thường gặp:
Thực tiễn Tốt nhất:
Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp có xu hướng chuyển sang các ưu tiên chiến lược mới sau khi hoàn thành dự án triển khai ERP. Sự chuyển đổi thực sự diễn ra thông qua việc cải tiến liên tục hoạt động bằng công nghệ. Một hệ thống linh hoạt nên tồn tại để nhận yêu cầu cải tiến cùng với đào tạo và đánh giá lại cấu hình liên tục nhằm phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Các tổ chức đạt được tiềm năng giải pháp toàn diện thông qua quy trình tinh chỉnh và các hoạt động quản lý thay đổi.
Các sáng kiến ERP giúp chuyển đổi toàn tổ chức bằng cách tiêu chuẩn hóa quy trình và thông tin. Tuy nhiên, con đường hiện đại hóa hệ thống kinh doanh có nhiều cạm bẫy. Tránh các lỗi phổ biến bằng cách:
Lập kế hoạch triển khai được quản lý cùng với hỗ trợ điều hành cho việc kiểm thử hệ thống giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu ERP ngay cả khi tránh được vượt ngân sách nghiêm trọng. Nâng cao hiệu quả sau triển khai trở nên khả thi khi các tổ chức duy trì hoạt động liên tục sau khi phát hành chính thức. Những tổ chức nhận diện trước được các thách thức tiềm tàng có thể nhanh chóng giải quyết chúng để đạt được tiềm năng hệ thống lâu dài. Sự kết hợp giữa quy trình kinh doanh đúng đắn và hệ thống cho phép các công ty dựa vào dữ liệu thời gian thực để ra quyết định, giám sát hiệu suất vận hành cũng như nâng cao dịch vụ khách hàng.
