Ai cũng biết giấy được làm bằng cách chặt cây. Bởi vì gỗ là nguyên liệu cần thiết để sản xuất giấy. Điều này có nghĩa là khi sản xuất và sử dụng giấy tăng lên, chất lượng môi trường của chúng ta bị suy giảm. OCR có thể là giải pháp tiềm năng cho thế giới không giấy và cứu lấy môi trường.
Tương tự, quản lý một lượng giấy lớn như vậy cũng là một phiền toái. Nhiều doanh nghiệp gặp mất năng suất do các vấn đề về tài liệu. Để giải quyết tất cả các vấn đề này và làm cho việc lưu trữ tài liệu trở nên không giấy, có một công nghệ sẵn có. Nó được gọi là Nhận dạng Ký tự Quang học.
Nhưng tại sao phải nỗ lực để không dùng giấy? Nếu những nhược điểm của tài liệu giấy ở trên chưa đủ thuyết phục bạn, thì hãy để chúng tôi đưa ra thêm vài lý do nữa.
Những tác hại môi trường khi sử dụng tài liệu bằng giấy là rất lớn. Và hầu như ai cũng biết điều đó. Ngoài việc làm giảm số lượng cây trên toàn cầu, sản xuất giấy còn góp phần làm suy thoái môi trường.
Tại Mỹ, ngành công nghiệp giấy chịu trách nhiệm phát thải 20% lượng chất thải độc hại ra không khí. Điều này cho thấy tác động tiêu cực mạnh mẽ của ngành này.
Bên cạnh đó, việc quản lý bản cứng tài liệu rất kém hiệu quả. Người ta đã phát hiện mỗi năm trung bình mất 4 tuần vì tài liệu bị đánh nhầm nhãn, không được theo dõi hoặc bị thất lạc.
Đây đều là những số liệu đã được chứng minh. Tôi hy vọng chúng sẽ giúp bạn hiểu tại sao một tương lai không giấy tờ lại quan trọng.
Bây giờ, để trả lời việc làm thế nào tương lai không giấy tờ này có thể đạt được. Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) đã đề cập trước đó chính là chìa khóa cho điều này. Nhờ công nghệ này, bạn có thể chuyển đổi hình ảnh của các tài liệu giấy thành tài liệu kỹ thuật số.
Các công cụ và phần mềm OCR trải qua các bước xử lý sau để thực hiện chức năng của chúng:
Bây giờ, chúng ta sẽ giải thích những lợi ích của quá trình này.
OCR là công nghệ tiên tiến giúp không gian làm việc hoạt động mà không cần giấy tờ. Nói cách khác, nó giúp chúng ta bảo vệ môi trường và đồng thời làm cho công việc hiệu quả hơn.
Dưới đây, chúng tôi đã thảo luận một số cách mà điều này có thể thực hiện được.
Hãy nhớ tất cả các điểm hạn chế của hồ sơ giấy mà chúng ta đã thảo luận ở trên? Tất cả những vấn đề đó có thể được giải quyết nếu tài liệu giấy được chuyển đổi thành hồ sơ kỹ thuật số. Điều này có thể thực hiện được nhờ sự trợ giúp của các công cụ OCR.
Để chuyển đổi tài liệu của bạn từ dạng giấy sang dạng máy tính, hãy làm theo các bước sau:
Bằng cách này, đống tài liệu giấy của bạn có thể được lưu trữ vào một ổ cứng hoặc lưu trữ đám mây. Ngoài ra, quá trình này không chỉ dành cho số hóa tài liệu. Các tệp giấy khác, như ghi chú học sinh, cũng có thể được chuyển thành dữ liệu điện tử bằng các công cụ OCR.
Một lợi thế khác của việc sử dụng công cụ OCR để số hóa tài liệu là giúp tiết kiệm chi phí. Hãy giả sử một tình huống để hiểu cách điều này xảy ra.
Giả sử bạn có 100 tệp tài liệu cần quản lý. Chi phí giấy sử dụng, mực in, máy móc và việc lưu trữ 100 tài liệu đó sẽ rất đáng kể. Ngược lại, bạn chỉ cần một chiếc laptop để tạo tài liệu điện tử.
Sự khác biệt về chi phí cần thiết để tạo ra cả hai loại tài liệu này cho thấy OCR hữu ích như thế nào. Các tệp kỹ thuật số được tạo ra bởi công nghệ này có thể được quản lý dễ dàng.
Như đã nói trước đó, OCR cũng có thể được sử dụng để tăng năng suất. Với công nghệ này, các quy trình như nhập dữ liệu trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Nhưng làm thế nào?
Trong quy trình nhập dữ liệu tiêu chuẩn, nhân viên nhập dữ liệu cần nhập thông tin từ các tệp vật lý vào phần mềm thủ công. Ngược lại, với OCR, thông tin này được chuyển đổi thành dạng có thể sao chép được.
Khi điều đó xảy ra, nó có thể được sao chép và dán vào phần mềm mong muốn một cách đơn giản. Bằng cách này, một công việc thường mất vài giờ có thể hoàn thành chỉ trong vài phút.
Trong một phần ở trên, chúng tôi đã giải thích cách OCR giúp chúng ta thân thiện với môi trường bằng cách chuyển các tệp giấy thành tài liệu điện tử. Nhưng đó chưa phải là tất cả. Việc không sử dụng giấy không chỉ có lợi cho môi trường.
Thực ra, điều này cũng cải thiện khả năng truy cập và quản lý các tài liệu. Để hiểu rõ hơn, hãy để chúng tôi so sánh.
Theo một khảo sát trực tuyến, 46% nhân viên cho biết việc tìm tài liệu rất mất thời gian. Nói cách khác, họ dành phần lớn thời gian làm việc để tìm các tệp quan trọng.
Một tài liệu số hóa sẽ khắc phục thách thức này. Nếu bạn có dữ liệu văn phòng ở dạng kỹ thuật số, bạn chỉ cần gõ tên tài liệu để tìm kiếm. Máy móc hiện đại ngày nay có khả năng tìm kiếm ngay lập tức và giúp bạn đến tệp mong muốn chỉ trong vài giây.
Để kết thúc, chúng tôi sẽ nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của OCR. Như bạn có thể đã rút ra từ phần thảo luận trên, việc sử dụng OCR không có điểm hạn chế nào. Bạn có thể số hóa các tài liệu giấy và nhận được nhiều lợi ích to lớn. Năng suất của bạn sẽ tăng lên, và bạn sẽ tiết kiệm được chi phí. Đồng thời, bạn cũng góp phần bảo vệ môi trường.
Đó là lý do chúng tôi khuyên bạn nên chọn một công cụ OCR phù hợp cho mình ngay bây giờ để góp phần làm cho Thế giới trở nên xanh hơn và hiệu quả hơn.
