Un proyecto para implementar sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) requiere una planificación detallada combinada con apoyo de liderazgo y enfoques para la adopción por parte de los usuarios, así como métodos para prevenir problemas típicos en la implementación. Las organizaciones que adoptan el enfoque correcto para la implementación de ERP obtendrán mejoras significativas en la eficiencia operativa junto con capacidades analíticas mejoradas y mejores sistemas de toma de decisiones en toda su organización para elevarse con SAP S/4HANA u otras soluciones ERP. Varios proyectos terminan fallando o superando sus objetivos presupuestarios.
La guía proporciona pautas prácticas e identifica los principales errores que las organizaciones deben evitar al elegir y desplegar sistemas ERP y en la optimización post-implementación.
El proceso de selección de software exige que conozca tanto los problemas que necesita resolver como las capacidades que requiere.
Errores Comunes:
Mejores Prácticas:
El proceso de definir requisitos permite a las organizaciones evitar la expansión futura de los límites del proyecto. El proceso de formalización de requisitos te permite seleccionar el software que satisface todas tus necesidades mientras comprendes las personalizaciones necesarias. La participación temprana de ejecutivos y partes interesadas asegura su compromiso con los esfuerzos prolongados de implementación que se extienden en el tiempo.
El mercado ERP cuenta con muchas soluciones que atienden a diferentes industrias, tamaños de empresas, presupuestos y casos de uso. Mientras que plataformas como SAP, Oracle, Microsoft Dynamics e Infor dominan el mercado, no pases por alto a proveedores más pequeños que pueden ofrecer mayor flexibilidad.
Errores comunes:
Mejores prácticas:
Varios elementos importantes deben evaluarse durante la selección del software, incluyendo modelos de implementación y requisitos de integración, alcance de personalización y funcionalidad móvil. La selección de la solución empresarial adecuada depende del desarrollo de criterios que aborden necesidades esenciales y requisitos de gestión del cambio. Evita características que no cumplan con los requisitos básicos de tu sistema.
El ERP remodela los principales sistemas empresariales, procesos contables, informes y operaciones diarias. Definir cuidadosamente el alcance del proyecto evita el caos de plazos incumplidos o sobrecostos.
Errores comunes:
Mejores prácticas:
El proceso de reingeniería de procesos, como la migración de datos y la integración del sistema, pruebas exhaustivas y capacitación para el usuario final, requiere estimaciones de tiempo realistas. Cuando las organizaciones implementan nuevos sistemas en sus unidades de negocio o procesos, pueden capacitar al personal en grupos pequeños e identificar problemas antes de implementar el sistema por completo. Los gerentes de proyecto con experiencia supervisarán las actividades del equipo para asegurar que los miembros cumplan con el trabajo programado.
Conseguir y mantener el apoyo ejecutivo es esencial para asegurar presupuesto, recursos y adopción en toda la empresa.
Errores comunes:
Mejores prácticas:
Aunque los líderes empresariales pueden aprobar inversiones en ERP, su atención puede desviarse una vez que los proyectos comienzan. Contar con un patrocinador ejecutivo que promueva los beneficios de la solución asegura que siga siendo una prioridad en medio de los inevitables contratiempos. Informar sobre indicadores clave del éxito mantiene la confianza de que los objetivos finales justifican los gastos.
Más allá de la implementación del software, el ERP requiere cambiar comportamientos y procesos arraigados. La gestión proactiva del cambio facilita esta transición.
Errores Comunes:
Mejores Prácticas:
Cualquier reestructuración organizacional genera resistencia por parte de los empleados, junto con frustración por las nuevas curvas de aprendizaje y fatiga del cambio. Las evaluaciones de preparación ayudan a la organización a identificar a los miembros que se opondrán a los cambios y las causas de sus preocupaciones. La entrega de contenidos de capacitación específicos, junto con mensajes personalizados, ayuda a los empleados a manejar sus incertidumbres. La organización debe seleccionar agentes de cambio que actúen como defensores entre pares para fomentar la adopción de los nuevos procedimientos. La comunicación continua sirve para mostrar que los líderes permanecen comprometidos con sus objetivos.
Los sistemas heredados inevitablemente contienen datos obsoletos, duplicados o no utilizados que deben limpiarse antes de migrar a un nuevo ERP. Las fallas en la integridad de los datos minan la confianza en el nuevo sistema.
Errores Comunes:
Mejores Prácticas:
Es fácil subestimar los recursos necesarios para preparar adecuadamente los datos existentes para la migración al nuevo sistema. Los artefactos heredados, como clientes inactivos, registros duplicados y convenciones de nombres no estándar, deben filtrarse y limpiarse. Los equipos deben utilizar herramientas ETL para transformar los datos y que coincidan con los formatos requeridos en el ERP. Proporcione capacitación en administración de datos a los administradores que ingresen nuevos registros después del lanzamiento para mantener la integridad.
Así como no lanzaría un nuevo sitio web sin pruebas exhaustivas, los sistemas ERP deben evaluarse para detectar fallas antes de depender de ellos.
Errores comunes:
Mejores prácticas:
Las funciones del sistema y las situaciones de error requieren planes de prueba extensos que incluyan tanto escenarios positivos como negativos. El sistema funciona correctamente al principio, pero surgen problemas cuando se realizan pruebas con conjuntos completos de datos en escenarios de alta demanda. Ejecute pruebas de aceptación de usuarios para que los desarrolladores las realicen en un sistema preparado que duplique el entorno de producción. La fase de pruebas suele ser corta, por lo que se necesita asegurar tiempo suficiente y respaldo ejecutivo para resolver problemas antes de depender del sistema.
No importa cuán intuitivo sea el software, los empleados requieren capacitación sobre los procesos actualizados, características clave y comportamientos deseados dentro del sistema.
Errores comunes:
Mejores Prácticas:
No asumas que los empleados aprenderán los procesos alterados, excepciones y prácticas preferidas improvisadamente. Una capacitación bien diseñada reduce la frustración, fomenta la adopción y permite a los usuarios maximizar el conjunto de herramientas que soportan sus roles. Identifica usuarios avanzados dentro de las unidades de negocio o instalaciones para proporcionar soporte continuo. Evalúa la retención del conocimiento y programa refrescos para cubrir las brechas de capacidad.
Los sistemas ERP no se gestionan solos. Los recursos adecuados de TI y de negocio deben ser capacitados en administración, optimización, generación de informes y soporte a usuarios.
Errores Comunes:
Mejores Prácticas:
En la prisa por poner los sistemas en funcionamiento, las empresas descuidan la planificación para la gestión a largo plazo del ERP. Esta omisión les impide optimizar configuraciones o los hace depender de consultores costosos para cambios simples. Designa y capacita recursos internos para manejar la administración, creación de informes, solicitudes de cambio y resolución de problemas. Para módulos especializados, complementa equipos con soporte asequible de proveedores terceros.
La implementación de un ERP no termina en el lanzamiento. Continúan el refinamiento de configuraciones, mejoras, integraciones y la adopción por parte de los usuarios.
Errores Comunes:
Mejores Prácticas:
Los líderes empresariales tienden a avanzar hacia nuevas prioridades estratégicas después de completar un proyecto de implementación de ERP. La transformación real ocurre mediante la mejora continua de las operaciones a través de la tecnología. Debe existir un sistema ágil para solicitudes de mejora, capacitación continua y reevaluaciones de configuración para ajustarse a los requisitos del negocio. Las organizaciones alcanzan el potencial completo de su solución a través del proceso de refinamiento y las actividades de gestión del cambio.
Las iniciativas de ERP permiten la transformación en las organizaciones al estandarizar procesos e información. Sin embargo, el camino hacia la modernización de los sistemas empresariales tiene muchos obstáculos. Evite errores comunes mediante:
La planificación de la implementación gestionada junto con el soporte ejecutivo para las pruebas del sistema permite a las empresas alcanzar sus objetivos de ERP incluso si evitan excesivos sobrecostos presupuestarios. La mejora de la eficiencia posterior a la implementación se vuelve alcanzable cuando las organizaciones mantienen sus operaciones en marcha después de los lanzamientos en vivo. Las organizaciones que identifican posibles desafíos con anticipación pueden resolverlos rápidamente para lograr el potencial a largo plazo del sistema. Una combinación de procesos empresariales y sistemas adecuados permite a las empresas confiar en datos en tiempo real para la toma de decisiones, el monitoreo del desempeño operativo y un mejor servicio al cliente.
