Đó là buổi sáng thứ hai, và hộp thư đến của bạn đã tràn ngập. Bàn làm việc của bạn bị che phủ bởi một núi hóa đơn, hợp đồng và báo cáo. Bạn không cô đơn. Nghiên cứu cho thấy rằng trung bình nhân viên tri thức dành 20% thời gian chỉ để tìm kiếm thông tin – đó là một ngày trọn vẹn mỗi tuần!
Nếu điều này nghe quen thuộc, thì đã đến lúc cân nhắc Xử lý Tài liệu Thông minh. IDP tận dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để trích xuất, phân loại và xác thực dữ liệu từ tài liệu của bạn với tốc độ và độ chính xác đáng kinh ngạc.
Xử lý Tài liệu Thông minh là một công cụ mạnh mẽ có thể giải phóng doanh nghiệp của bạn, giải phóng thời gian và nguồn lực quý báu.
Với IDP, hóa đơn của bạn được xử lý tự động, hợp đồng được phân tích hiệu quả và dữ liệu khách hàng được sắp xếp ngăn nắp. Nhân viên làm việc hiệu quả hơn, lợi nhuận của bạn được cải thiện và cuối cùng bạn có thể có thời gian để giải quyết danh sách công việc ngày càng lớn.
Nói một cách đơn giản, Xử lý Tài liệu Thông minh là một công nghệ sử dụng AI để hiểu và trích xuất thông tin từ các loại tài liệu khác nhau bằng OCR (Nhận dạng Ký tự Quang học), NLP (Xử lý Ngôn ngữ Tự nhiên) và ML (Học Máy). Đó không chỉ là việc quét; mà còn là việc hiểu nội dung trong những tài liệu đó và biến dữ liệu không có cấu trúc thành những gì thực sự quan trọng – thông tin đơn giản, dễ tìm, được tổ chức.
IDP không chỉ là một từ hoàn toàn mới; Dưới đây là một vài ví dụ thế giới thực về nơi nó được sử dụng tích cực:
Triển khai IDP là một trong những trụ cột của chuyển đổi số cho các công ty ở mọi quy mô và là một khía cạnh tự động hóa quy trình kinh doanh quan trọng. Đây là lý do tại sao đó là một động thái thông minh:
Dù bạn là một startup tự lực cánh sinh dưới tầng hầm hay là một công ty Fortune 500 với các văn phòng trên toàn cầu, luôn có một giải pháp IDP phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết:
Nếu bạn là một cỗ máy xử lý tài liệu tiết kiệm và hiệu quả, rất có thể bạn đang tìm kiếm một giải pháp linh hoạt và hợp túi tiền như doanh nghiệp của bạn. May mắn thay, có rất nhiều công cụ xử lý tài liệu thông minh dựa trên đám mây, dễ sử dụng được thiết kế đặc biệt cho các startup.
Những công cụ này thường có giá theo hình thức trả phí khi sử dụng, yêu cầu thiết lập tối thiểu và cung cấp các mẫu dựng sẵn cho các loại tài liệu thông thường như hóa đơn và biên lai. Chúng có thể không có tất cả các tính năng của các nền tảng doanh nghiệp nhưng vẫn có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong việc tự động hóa quy trình tài liệu của bạn. Bắt đầu nhỏ và phát triển dựa trên nhu cầu của bạn.
Những công cụ plug-and-play này hoàn hảo cho các doanh nghiệp muốn có giải pháp IDP nhanh chóng và dễ dàng tham gia.
Lợi thế:
Nhược điểm:
Nếu bạn đang xử lý một lượng tài liệu rất lớn và quy trình phức tạp, bạn sẽ cần một giải pháp Xử lý Tài liệu Thông minh mạnh mẽ hơn có thể xử lý khối lượng và độ phức tạp. Các nền tảng IDP cấp doanh nghiệp hoặc giải pháp tùy chỉnh cung cấp các tính năng như:
Nếu nhu cầu xử lý tài liệu của bạn phức tạp hơn hoặc độc đáo hơn, một giải pháp được xây dựng tùy chỉnh có thể là lựa chọn tốt nhất. Những giải pháp này được tùy chỉnh cho yêu cầu cụ thể của bạn và có thể xử lý một phạm vi rộng hơn của loại tài liệu và quy trình.
Ưu điểm:
Nhược điểm:
Chọn giải pháp IDP phù hợp đòi hỏi một quy trình logic và sự xem xét kỹ lưỡng – nó cần phải phù hợp với nhu cầu và ngân sách của bạn. Cho dù bạn là một startup hay một doanh nghiệp lớn, vẫn có một giải pháp IDP ngoài kia có thể giúp bạn tối ưu hóa quy trình xử lý tài liệu, tiết kiệm thời gian và tiền bạc, và giải phóng đội ngũ của bạn để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
Bước 1: Xác định Mục tiêu Tài liệu Của Bạn
Vẽ bản đồ về môi trường tài liệu của bạn và cách quy trình làm việc nên diễn ra. Những điểm đau cụ thể nào bạn muốn giải quyết? Bạn có ngập mãn trong hóa đơn không? Đấu tranh với hợp đồng? Quá tải bởi dữ liệu khách hàng?
Định nghĩa một chiến lược rõ ràng, quy trình làm việc và mục tiêu cuối cùng lý tưởng để giải quyết điểm đau của bạn – cân nhắc hậu quả bậc hai và bậc ba, không chỉ là kết quả tức thì.
Bước 2: Chọn giải pháp IDP – Sẵn có hay Tùy chỉnh?
Điều này sẽ phụ thuộc vào ngân sách, nhu cầu và thời gian bạn đặt ra. Có những lợi thế và bất lợi ở cả hai bên. Hãy chọn lựa một cách thông minh, thảo luận và đàm phán với các nhà cung cấp và lựa chọn dựa trên chiến lược đã định trong Bước 1.
Bước 3: Cấu trúc và chuẩn bị dữ liệu của bạn cho xử lý tài liệu thông minh
Bất kể bạn chọn giải pháp IDP nào, sự chuẩn bị đúng là chìa khóa cho việc triển khai suôn sẻ. Dưới đây là cách để bắt đầu:
Bằng cách làm theo các bước này, bạn sẽ chuẩn bị tốt cho việc tự động hóa xử lý tài liệu và hưởng lợi đầy đủ từ việc Xử lý Dữ liệu Thông minh.
Bằng cách xác định nhu cầu và mục tiêu của bạn, bạn có thể chọn giải pháp IDP phù hợp và điều chỉnh nó theo quy trình làm việc độc đáo của bạn. Hãy nhớ rằng, IDP không phải là một giải pháp phù hợp cho tất cả, vì vậy xác định mục tiêu của bạn là bước đầu tiên cho việc ra quyết định thông minh.
Trong thời đại chuyển đổi số, nơi dữ liệu là tài nguyên quan trọng, nắm vững tài liệu của bạn là yêu cầu không thể thiếu. Xử lý Tài liệu Thông minh (IDP) không chỉ là một xu hướng; nó là một nhu cầu thiết yếu cho các doanh nghiệp muốn duy trì tính cạnh tranh, hiệu quả và lợi nhuận.
Dù bạn là một công ty khởi nghiệp đang xử lý hóa đơn thủ công hay một doanh nghiệp giám sát hàng nghìn hợp đồng (hợp đồng thông thường với hàng nghìn trang), xử lý tài liệu thông minh cung cấp sự hỗ trợ to lớn. Đây là lúc để bỏ qua việc cắt giấy, các tệp bị mất và những giờ dài đằng đẵng lãng phí cho việc nhập dữ liệu thủ công.
Trí tuệ nhân tạo có khả năng hỗ trợ với nhiều quy trình tự động hóa trong kinh doanh và xử lý tài liệu thông minh là một trong số đó (có lẽ là một trong những việc tiêu tốn nhiều thời gian nhất). Phần tốt nhất? Bạn có thể giải phóng nhân viên của mình và mở khóa những thông tin quý giá từ dữ liệu của bạn. Hãy nhớ rằng, trong thế giới kinh doanh, thời gian là tiền bạc, và mỗi phút vật lộn với giấy tờ là một phút mất đi cơ hội để phát triển và đổi mới.
