Các giải pháp sáng tạo nhằm nâng cao hiệu quả trong hoạt động kinh doanh trên nhiều phòng ban luôn được tìm kiếm. Một trong những giải pháp nổi bật là sử dụng các mô hình ngôn ngữ AI như GPT-4 cùng với khả năng ứng dụng thực tiễn thông qua việc tạo các câu lệnh ChatGPT dành cho doanh nghiệp.
Hãy tưởng tượng một tình huống nơi một công ty khởi nghiệp công nghệ phát triển nhanh đang chuẩn bị cho một dự án quan trọng đòi hỏi đội ngũ có kỹ năng cao trong thời gian gấp rút và với nguồn lực hạn chế. Ở đây, Kỹ thuật câu lệnh ChatGPT nổi lên như một giải pháp thiết thực và kịp thời cho các nhu cầu nhân sự phức tạp.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách tạo các câu lệnh ChatGPT thực tiễn cho chiến lược nhân sự và tuyển dụng của một công ty IT Outsourcing tiềm năng. Trọng tâm là minh họa tiềm năng của kỹ thuật câu lệnh hiệu quả để phục vụ như một trợ lý kỹ thuật số trong các hoạt động nhân sự.
Từ việc tạo các mô tả công việc và câu hỏi phỏng vấn chính xác đến triển khai các quy trình tuyển dụng hiệu quả và đánh giá dự án dựa trên dữ liệu, câu lệnh ChatGPT có thể cung cấp các giải pháp hiệu quả và đáng tin cậy cho nhiều nhiệm vụ nhân sự khác nhau.
Câu lệnh ChatGPT 1: Hôm nay, bạn là Quản lý Nhân sự của một công ty khởi nghiệp công nghệ chuyên về giải pháp IT Outsourcing. Bạn đặt trụ sở tại Việt Nam, trung tâm Outsourcing tiếp theo của châu Á, nhưng phần lớn khách hàng của bạn lại ở Nhật Bản, Mỹ và Úc. Bạn, với vai trò quản lý nhân sự, cùng với CEO và CTO là những nhân viên duy nhất của công ty này.
Giám đốc điều hành đang đàm phán với một khách hàng quan trọng và một dự án mới sẽ bắt đầu trong chưa đầy một tháng, điều này đòi hỏi phải tập hợp một đội ngũ chuyên gia để xây dựng trang web, ứng dụng di động và tất cả các hệ thống để vận hành và quản lý chúng (bảng điều khiển, v.v.). Bạn có thể tạo một kế hoạch từng bước về những việc mà quản lý nhân sự cần làm để đảm bảo các nguồn lực cần thiết cho công ty không.
Chắc chắn rồi, việc chuẩn bị cho một dự án lớn như thế này bao gồm nhiều bước quan trọng, đặc biệt là khi tập hợp đội ngũ phù hợp và tổ chức các nguồn lực. Dưới đây là bản kế hoạch chi tiết:
1. Hiểu Rõ Yêu Cầu Dự Án Trước tiên, bạn cần hiểu rõ các yêu cầu của dự án. Bạn nên trao đổi với Giám đốc điều hành và Giám đốc công nghệ về các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho dự án sắp tới. Bạn cần biết những chi tiết cụ thể như:
- Các kỹ năng kỹ thuật yêu cầu (ví dụ: các ngôn ngữ lập trình cụ thể, kinh nghiệm với các công cụ hoặc nền tảng nhất định).
- Quy mô đội nhóm cần thiết (bao nhiêu nhà phát triển, nhà thiết kế, quản lý dự án, v.v.).
- Thời gian của dự án, để ước tính xem nên dùng nhân sự toàn thời gian, bán thời gian hay hợp đồng.
- Mức độ chuyên môn cần có (cấp độ junior, trung cấp, cao cấp).
- Bất kỳ yêu cầu đặc thù nào của khách hàng (kỹ năng ngôn ngữ, hiểu biết văn hóa, vấn đề múi giờ).
2. Kiểm Kê Nguồn Lực Kiểm tra nguồn lực hiện có của công ty.
- Xác định các kỹ năng và chuyên môn hiện đang có trong công ty.
- Xác định khoảng cách giữa những gì bạn có và những gì cần cho dự án này.
3. Kế Hoạch Tuyển Dụng Lập kế hoạch tuyển dụng để lấp đầy các khoảng trống về kỹ năng.
- Quyết định việc tuyển dụng từ bên ngoài hay thăng tiến từ bên trong.
- Soạn thảo bản mô tả công việc cho các vị trí cần tuyển, nêu rõ các kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết.
- Quyết định các nền tảng sẽ đăng tuyển dụng (LinkedIn, các trang việc làm công nghệ, các trang việc làm địa phương tại Việt Nam).
- Lên kế hoạch cho việc sàng lọc và phỏng vấn các ứng viên tiềm năng.
4. Tuyển dụng Thực hiện kế hoạch tuyển dụng của bạn.
- Đăng tin tuyển dụng trên các nền tảng đã chọn.
- Xem xét đơn xin việc và sơ yếu lý lịch.
- Tiến hành phỏng vấn (tốt nhất là có sự tham gia của CTO đối với các vị trí kỹ thuật).
- Chọn ứng viên phù hợp và đề nghị họ nhận công việc.
5. Hội nhập Lập kế hoạch và thực hiện quy trình hội nhập cho nhân viên mới.
- Chuẩn bị các tài nguyên và công cụ cần thiết cho nhân viên mới (bàn làm việc chuyên nghiệp, phần mềm, v.v.).
- Lên lịch các buổi họp giới thiệu và đào tạo.
- Phân công người hướng dẫn hoặc bạn đồng hành, nếu có.
6. Xây dựng đội ngũ Thiết lập nhóm dự án.
- Phân công vai trò và trách nhiệm.
- Tạo điều kiện cho việc giới thiệu đội ngũ và đảm bảo tất cả thành viên hiểu mục tiêu dự án.
- Tổ chức các buổi đào tạo cần thiết cho các công cụ hoặc quy trình đặc thù của dự án.
7. Hỗ trợ liên tục Cung cấp hỗ trợ liên tục và quản lý tài nguyên xuyên suốt dự án.
- Kiểm tra thường xuyên với nhóm để phát hiện bất kỳ vấn đề hoặc mối quan tâm nào.
- Đảm bảo có các kênh liên lạc mở.
- Quản lý mọi thay đổi trong thành phần nhóm hoặc yêu cầu dự án.
- Chuẩn bị cho nhu cầu tuyển dụng bổ sung hoặc thay đổi vai trò.
8. Đánh giá và tổng kết Cuối dự án, xem xét và đánh giá hiệu quả phân bổ nguồn lực.
- Thực hiện đánh giá sau dự án để đánh giá hiệu suất của nhóm.
- Thu thập phản hồi từ các thành viên về dự án và quy trình công ty.
- Sử dụng phản hồi và dữ liệu hiệu suất để cải thiện các thực hành nhân sự trong tương lai.
Bản tóm tắt này sẽ cung cấp một lộ trình toàn diện cho Quản lý Nhân sự nhằm quản lý thành công các nhu cầu về nhân lực cho dự án sắp tới. Mục tiêu là đảm bảo người đúng đúng vị trí, được chuẩn bị đầy đủ và trang bị các nguồn lực cần thiết để thành công.
ChatGPT Prompt 2: Bạn có thể tạo yêu cầu dự án dựa trên việc xây dựng nền tảng CRM với độ phức tạp trung bình, bao gồm việc triển khai bộ xử lý thanh toán và chatbot AI được tích hợp trong nền tảng. Nền tảng này sẽ có một trang web, một ứng dụng di động và bảng điều khiển dành cho người dùng (với các quyền khác nhau cho các vai trò khác nhau trong công ty). Phân khúc chính mà CRM này sẽ phục vụ chủ yếu là các nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến (tư vấn viên, freelancer, v.v.).
1. Cấu trúc đội ngũ
Dựa trên mô tả dự án, các vai trò sau đây là cần thiết:
- Quản lý dự án: Giám sát toàn bộ dự án, quản lý nguồn lực và đảm bảo tiến độ cũng như kết quả được hoàn thành đúng hạn.
- Lập trình viên backend: Phụ trách các hoạt động phía máy chủ, quản lý cơ sở dữ liệu, tích hợp bộ xử lý thanh toán và triển khai chatbot AI. Họ cần có kinh nghiệm với các ngôn ngữ lập trình như Java, Python hoặc Node.js, cùng với việc làm việc với các framework và cơ sở dữ liệu liên quan.
- Lập trình viên frontend: Xây dựng giao diện người dùng cho website, ứng dụng di động và bảng điều khiển. Họ cần thành thạo các ngôn ngữ như HTML, CSS, JavaScript và các framework như React hoặc Angular.
- Lập trình viên ứng dụng di động: Chịu trách nhiệm phát triển ứng dụng di động, có thể cho cả nền tảng iOS và Android, do đó cần có kiến thức về Swift/Kotlin/React Native/Flutter.
- Nhà thiết kế UX/UI: Thiết kế trải nghiệm và giao diện người dùng cho nền tảng, đảm bảo thân thiện với người dùng và phù hợp với nhu cầu của nhóm người dùng mục tiêu (tư vấn viên, freelancer).
- Chuyên gia khoa học dữ liệu/AI: Phát triển và triển khai chatbot AI. Họ cần có chuyên môn về học máy và xử lý ngôn ngữ tự nhiên.
- Nhân viên kiểm thử QA: Đảm bảo chức năng của ứng dụng, website và chatbot thông qua việc kiểm thử nghiêm ngặt.
- Quản trị hệ thống/DevOps: Quản lý và giám sát hạ tầng hệ thống, đảm bảo việc triển khai và vận hành nền tảng diễn ra suôn sẻ.
2. Tính năng chính và triển khai
Nền tảng CRM này cần có các tính năng chính và triển khai như sau:
- Quản lý người dùng: Khả năng tạo tài khoản, quản lý hồ sơ, các cấp độ quyền khác nhau cho các vai trò khác nhau trong công ty (quản trị viên, người dùng, v.v.).
- Quản lý liên hệ: Giao diện trực quan để quản lý các liên hệ và tương tác với các liên hệ đó.
- Quản lý dự án/công việc: Cách dễ dàng để tạo, phân công và theo dõi các công việc hoặc dự án.
- Chatbot AI: Một chatbot AI thông minh có thể xử lý các câu hỏi của người dùng, hỗ trợ các tác vụ, và tương tác một cách thông minh với người dùng.
- Trình xử lý thanh toán: Tích hợp an toàn và hiệu quả một trình xử lý thanh toán để xử lý các giao dịch.
- Bảng điều khiển: Bảng điều khiển rõ ràng, thân thiện với người dùng để người dùng dễ dàng quản lý liên hệ, công việc, thanh toán và tương tác với chatbot.
- Hệ thống thông báo: Hệ thống để thông báo cho người dùng về các cập nhật, công việc hoặc bất kỳ thay đổi nào trên tài khoản của họ.
- Ứng dụng di động: Phiên bản di động của CRM với các chức năng tương tự phiên bản web.
- Bảo mật dữ liệu: Đảm bảo lưu trữ và xử lý dữ liệu người dùng an toàn, tuân thủ các quy định liên quan.
3. Thời gian thực hiện
Thời gian thực hiện dự án nên được xác định sau khi thảo luận với đội phát triển và xem xét các yếu tố khác như độ phức tạp của dự án, các giai đoạn kiểm thử và triển khai.
4. Ngân sách
Ngân sách cần bao gồm chi phí cho đội phát triển, phần mềm và phần cứng, kiểm thử, và bảo trì sau khi sản phẩm được ra mắt.
Yêu cầu thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào các nhu cầu cụ thể bổ sung của doanh nghiệp và tầm nhìn của khách hàng. Đây chỉ là các hướng dẫn cơ bản và điểm khởi đầu để xây dựng một dự án như vậy.
ChatGPT Prompt 3: Bạn có thể tạo mô tả công việc để đăng trên các nền tảng tuyển dụng cho vị trí UI / UX developer không
Chức danh công việc: UI/UX Designer
Vị trí: [Company Location]
Loại công việc: [Full-Time/Part-Time/Contract]
Công ty: [Company Name]
Về vai trò:
Chúng tôi đang tìm kiếm một UI/UX Designer tài năng để tạo ra những trải nghiệm người dùng tuyệt vời cho nền tảng CRM của chúng tôi. Ứng viên lý tưởng nên có con mắt tinh tế cho thiết kế gọn gàng và nghệ thuật, sở hữu kỹ năng UI xuất sắc, có khả năng chuyển đổi các yêu cầu cấp cao thành các luồng tương tác và hiện vật, đồng thời biến chúng thành giao diện người dùng đẹp mắt, trực quan và chức năng.
Trách nhiệm:
- Hợp tác với quản lý sản phẩm và kỹ thuật để xác định và triển khai các giải pháp sáng tạo cho định hướng sản phẩm, hình ảnh và trải nghiệm
- Thực hiện tất cả các giai đoạn thiết kế hình ảnh từ ý tưởng đến khi bàn giao cuối cùng cho kỹ thuật
- Tạo ra các ý tưởng nguyên bản giúp đơn giản hóa và thân thiện với người dùng khi đối mặt với các rào cản thiết kế phức tạp
- Tạo wireframe, storyboard, luồng người dùng, luồng quy trình và sơ đồ trang web để truyền đạt hiệu quả các ý tưởng tương tác và thiết kế
- Tiến hành nghiên cứu người dùng và đánh giá phản hồi của người dùng
- Thiết lập và thúc đẩy các hướng dẫn thiết kế, thực hành tốt nhất và tiêu chuẩn
Trình độ:
- Bằng cử nhân về Tương tác Người-Máy, Thiết kế Tương tác hoặc lĩnh vực liên quan
- Kinh nghiệm thiết kế UI/UX đã được chứng minh với một bộ hồ sơ mạnh mẽ
- Thành thạo Photoshop, Illustrator, Sketch hoặc các công cụ thiết kế hình ảnh và tạo khung dây khác
- Thành thạo HTML, CSS và JavaScript để tạo mẫu nhanh
- Kỹ năng thiết kế hình ảnh xuất sắc với sự nhạy bén trong tương tác người dùng – hệ thống
- Khả năng giải quyết vấn đề một cách sáng tạo và hiệu quả
- Cập nhật các xu hướng, kỹ thuật và công nghệ UI mới nhất
- Kinh nghiệm làm việc trong quy trình phát triển Agile/Scrum
Lưu ý: Bạn cũng có thể bao gồm các khía cạnh khác của công việc như mức lương, phúc lợi, môi trường làm việc, văn hóa công ty, v.v. để thu hút ứng viên tiềm năng. Hãy chắc chắn cũng nêu rõ cách ứng viên có thể ứng tuyển (ví dụ: gửi email hồ sơ và danh mục sản phẩm đến HR@company.com).
ChatGPT Prompt 4: Bạn có thể tạo một Quy trình Chuẩn (SOP) cho việc Tuyển dụng mà Quản lý Nhân sự (bạn) nên thực hiện cho dự án này, cũng như để nhân rộng khi công ty phát triển trong tương lai không.
Chắc chắn, một Quy trình Chuẩn (SOP) tuyển dụng có thể là công cụ tuyệt vời để đảm bảo quy trình tuyển dụng hiệu quả và có khả năng mở rộng. Tài liệu này nên đề ra một quy trình hệ thống nhằm đảm bảo tính nhất quán, công bằng và hiệu quả trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp cho từng vị trí.
1. Yêu cầu tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng bắt đầu khi phát hiện nhu cầu tuyển vị trí mới. Điều này có thể do dự án mới, nhân viên nghỉ việc hoặc sự phát triển kinh doanh.
- Nộp mẫu yêu cầu tuyển dụng chi tiết nhu cầu, trách nhiệm công việc, trình độ yêu cầu, mức lương dự kiến, v.v.
- Xem xét và phê duyệt mẫu yêu cầu tuyển dụng bởi bộ phận Nhân sự và trưởng bộ phận liên quan.
2. Mô tả công việc và đăng tuyển
Sau khi yêu cầu được phê duyệt, bộ phận Nhân sự soạn thảo mô tả công việc và đăng tải lên các nền tảng phù hợp.
- Soạn thảo mô tả công việc đầy đủ dựa trên yêu cầu tuyển dụng.
- Quyết định nơi đăng tuyển (trang web công ty, bảng việc làm, mạng xã hội, v.v.) dựa trên vị trí và nhóm ứng viên mục tiêu.
- Theo dõi phản hồi từ việc đăng tuyển.
3. Sàng lọc hồ sơ
Bộ phận Nhân sự sàng lọc các hồ sơ nhận được để chọn ra những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.
- Xem xét đơn xin việc và hồ sơ.
- Lựa chọn ứng viên đáp ứng các tiêu chuẩn tối thiểu.
- Thông báo cho những ứng viên không đạt yêu cầu.
4. Sàng lọc qua điện thoại
Cuộc gọi điện thoại hoặc video ngắn để đánh giá sự phù hợp của ứng viên trước khi mời họ phỏng vấn sâu.
- Lên lịch và tiến hành sàng lọc qua điện thoại với các ứng viên đã được chọn lọc.
- Đánh giá sự quan tâm của ứng viên đối với vị trí, sự sẵn sàng làm việc và kỳ vọng về mức lương.
- Lựa chọn ứng viên cho vòng phỏng vấn trực tiếp (hoặc qua video).
5. Phỏng vấn
Phần chính của quy trình tuyển dụng để đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và sự phù hợp với văn hóa công ty của ứng viên.
- Lên lịch phỏng vấn với các trưởng phòng ban hoặc thành viên liên quan.
- Chuẩn bị danh sách câu hỏi để đánh giá năng lực và sự phù hợp với văn hóa công ty của ứng viên.
- Tiến hành phỏng vấn, đảm bảo môi trường thoải mái và thân thiện cho ứng viên.
- Thu thập phản hồi từ tất cả người phỏng vấn và đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí đã định.
6. Kiểm tra tham khảo
Trước khi đưa ra đề nghị tuyển dụng, kiểm tra thông tin tham khảo của ứng viên để xác minh lịch sử làm việc, đạo đức nghề nghiệp và các năng lực liên quan.
- Liên hệ với các tham chiếu được liệt kê và hỏi về hiệu quả công việc trước đây của ứng viên.
- Ghi chú các dấu hiệu cảnh báo hoặc sự đánh giá cao từ tham chiếu.
7. Đề nghị công việc
Bước cuối cùng là đưa ra đề nghị công việc cho ứng viên được chọn.
- Soạn thảo thư mời làm việc bao gồm chi tiết về mức lương, phúc lợi và các điều khoản làm việc.
- Gửi thư mời làm việc đến ứng viên đã được chọn và yêu cầu họ xác nhận việc nhận và chấp nhận.
8. Đào tạo nhập công ty
Khi đề nghị được chấp nhận, quá trình đào tạo nhập công ty bắt đầu.
- Chuẩn bị cho ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới (nơi làm việc, thiết bị, quyền truy cập, v.v.)
- Tiến hành buổi định hướng để giới thiệu về công ty, văn hóa và đội nhóm.
- Cung cấp đào tạo theo vai trò khi cần thiết.
9. Đánh giá và Cải tiến Liên tục
Thường xuyên xem xét và cập nhật quy trình tuyển dụng để đảm bảo nó luôn hiệu quả và tối ưu.
- Thu thập phản hồi từ nhân viên mới về quy trình tuyển dụng.
- Xác định các lĩnh vực cần cải thiện và điều chỉnh SOP khi cần.
SOP này nên được cập nhật thường xuyên để thích ứng với các nhu cầu và nguồn lực thay đổi của công ty, cũng như các thực tiễn tốt nhất trong lĩnh vực nhân sự và tuyển dụng. Luôn nhớ rằng, mục tiêu của SOP là tạo điều kiện cho một quy trình tuyển dụng suôn sẻ, công bằng và hiệu quả.
ChatGPT Prompt 5: Giả sử bạn đã nhận được 3 ứng viên tiềm năng cho vị trí phát triển UI / UX. Bạn có thể chuẩn bị danh sách các câu hỏi phỏng vấn (kỹ thuật và phi kỹ thuật) để sử dụng trong buổi gặp mặt ban đầu với ứng viên không.
Chắc chắn rồi, đây là danh sách các câu hỏi tiềm năng về kỹ thuật và phi kỹ thuật cho phỏng vấn vị trí UI/UX Developer:
Câu hỏi Kỹ thuật:
- Bạn có thể mô tả quy trình thiết kế của bạn và các phương pháp bạn theo đuổi không?
- Bạn tiếp cận việc tạo hệ thống thiết kế hoặc hướng dẫn phong cách như thế nào?
- Phần mềm và công cụ nào bạn thành thạo nhất? Tại sao bạn ưu tiên sử dụng những công cụ này?
- Bạn có thể mô tả một lần bạn sử dụng dữ liệu hoặc phản hồi người dùng để định hướng các quyết định thiết kế của bạn không?
- Bạn có thể chia sẻ một ví dụ về một thiết kế phức tạp mà bạn đã tạo ra và cách bạn tiếp cận nó như thế nào không?
- Bạn làm thế nào để đảm bảo các thiết kế của bạn có thể tiếp cận được với người dùng có mọi khả năng?
- Bạn có thể nói về một dự án mà bạn phải thiết kế cho nhiều nền tảng (máy tính để bàn, di động, máy tính bảng, v.v.) không?
- Cách tiếp cận của bạn với việc kiểm thử người dùng trong quy trình thiết kế là gì?
- Bạn xử lý phản hồi và chỉnh sửa trong quy trình thiết kế của mình như thế nào?
- Bạn có thể thảo luận cách bạn đảm bảo tính nhất quán trong thiết kế giao diện người dùng trên các nền tảng và thiết bị khác nhau được không?
Câu hỏi Phi kỹ thuật / Hành vi:
- Bạn có thể kể về một lần bạn gặp khó khăn trong dự án và cách bạn vượt qua nó không?
- Bạn xử lý thế nào với các hạn chót gấp và nhiều dự án cùng lúc?
- Bạn có thể mô tả một tình huống mà bạn đã có bất đồng với một thành viên trong nhóm và cách mà vấn đề đó đã được giải quyết không?
- Bạn làm thế nào để cập nhật các xu hướng mới nhất trong thiết kế UI/UX?
- Bạn làm gì khi bị mắc kẹt trong một vấn đề thiết kế?
- Bạn xử lý phản hồi và phê bình về thiết kế của mình như thế nào?
- Bạn có thể mô tả một dự án mà bạn đã làm và cảm thấy tự hào đặc biệt vì sao không?
- Điều gì thúc đẩy bạn với vai trò là một nhà thiết kế UI/UX?
- Bạn có thể kể về một lần bạn phải ủng hộ phương pháp thiết kế lấy người dùng làm trung tâm không?
- Bạn đo lường thành công của các thiết kế của mình như thế nào?
Điều quan trọng là trong buổi phỏng vấn, người phỏng vấn không chỉ đánh giá kỹ năng kỹ thuật và kiến thức của ứng viên mà còn hiểu được kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng giao tiếp và cách họ xử lý phản hồi cùng phê bình. Những câu hỏi này cũng giúp hiểu được niềm đam mê của họ đối với thiết kế UI/UX và khả năng bắt kịp các xu hướng ngành mới nhất.
ChatGPT Prompt 6: Tạo quy trình onboarding từng bước cho ứng viên đạt điểm cao nhất trong buổi phỏng vấn. Những bước thích hợp để onboarding là gì?
Chắc chắn, một quy trình onboarding toàn diện và có cấu trúc rất quan trọng để giúp nhân viên mới thích nghi và đóng góp nhanh hơn. Dưới đây là các bước onboarding dành cho một Nhà thiết kế UI/UX mới:
1. Tiền onboarding
Bước này diễn ra trước ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới.
- Gửi email chào mừng bao gồm thông tin về ngày làm đầu tiên như thời gian, địa điểm (hoặc cách kết nối từ xa), quy định trang phục và những điều cần mong đợi.
- Gửi các giấy tờ cần thiết để họ có thể điền trước.
- Thiết lập nơi làm việc, tài khoản email, các công cụ phần mềm và những tài nguyên cần thiết khác cho nhân viên mới.
2. Hướng dẫn ngày đầu tiên
Ngày đầu tiên chủ yếu là để làm cho nhân viên mới cảm thấy được chào đón và giới thiệu những điều cơ bản.
- Bắt đầu với một chuyến tham quan văn phòng (hoặc tham quan ảo nếu làm việc từ xa), giới thiệu họ với các thành viên trong nhóm.
- Cung cấp tổng quan về công ty bao gồm sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị, văn hóa và cấu trúc tổ chức.
- Xem xét vai trò và mô tả công việc của họ, kỳ vọng và những người họ sẽ làm việc cùng.
- Đảm bảo họ hoàn thành mọi thủ tục còn lại.
- Cung cấp cho họ bất kỳ hàng hóa hoặc thiết bị công ty nào họ cần.
3. Đào tạo chuyên môn theo công việc
Đây là giai đoạn nhân viên mới học các chi tiết về công việc của mình.
- Cung cấp tổng quan về dự án CRM mà họ sẽ làm việc, bao gồm mục tiêu, thời hạn và trạng thái hiện tại của dự án.
- Ghép họ với một người cố vấn hoặc bạn đồng hành có thể giúp họ hiểu môi trường kỹ thuật, công cụ, quy trình làm việc và tiêu chuẩn mã nguồn.
- Sắp xếp các cuộc họp với trưởng dự án hoặc các thành viên trong nhóm mà họ sẽ làm việc chặt chẽ.
- Bắt đầu cho họ với các nhiệm vụ nhỏ để giúp họ làm quen với công việc và dự án.
4. Kiểm tra trong quá trình hội nhập
Kiểm tra định kỳ giúp giải quyết sớm các vấn đề hoặc mối quan tâm.
- Thiết lập các buổi kiểm tra hàng tuần trong tháng đầu tiên để giải đáp bất kỳ câu hỏi hoặc thách thức nào họ đang gặp phải.
- Cung cấp phản hồi mang tính xây dựng về công việc của họ và ghi nhận những đóng góp của họ.
5. Đào tạo và Phát triển liên tục
Học tập liên tục nên là một phần trong quy trình hội nhập và văn hóa công ty của bạn.
- Tạo cơ hội phát triển chuyên môn như hội thảo, khóa học và hội nghị.
- Cập nhật cho họ về bất kỳ công cụ hoặc kỹ thuật mới nào trong thiết kế UI/UX.
6. Đánh giá kết thúc thử việc
Thông thường diễn ra sau 3-6 tháng làm việc, nhưng tùy theo chính sách của công ty.
- Tiến hành đánh giá hiệu suất để cung cấp phản hồi và thảo luận về trải nghiệm của họ cho đến thời điểm hiện tại.
- Thảo luận các bước tiếp theo, chẳng hạn như đặt mục tiêu cho vai trò của họ hoặc cơ hội phát triển và thăng tiến.
- Nếu giai đoạn thử việc thành công, xác nhận việc làm tiếp tục của họ.
Hãy nhớ rằng, một quy trình hội nhập hiệu quả không chỉ là về ngày hoặc tuần đầu tiên. Nó nên là một quá trình liên tục giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, được trang bị đầy đủ và gắn kết trong dài hạn.
ChatGPT Prompt 7: Giả sử dự án đã được hoàn thành với thành công tương đối (vẫn còn những vấn đề có thể được xử lý và cải thiện) và công ty sẽ tiếp tục giữ lại đội ngũ kỹ thuật để duy trì và nâng cấp hệ thống CRM. Khách hàng đang phản ánh một số vấn đề về trải nghiệm người dùng (UX) và thời gian tải chậm ở phía backend của hệ thống, cũng như lỗi thỉnh thoảng xảy ra (phần mềm bị đóng băng). Các bước đánh giá cuối cùng cho nhóm sẽ là gì và dự án sẽ được đánh giá như thế nào từ góc độ của Quản lý Nhân sự? Kế hoạch hành động tiếp theo sẽ là gì?
Đánh giá sau dự án là phần thiết yếu trong quy trình quản lý dự án, và phòng nhân sự cũng đóng vai trò quan trọng trong việc này. Với vai trò là quản lý nhân sự, bạn nên tập trung chủ yếu vào việc đánh giá hiệu suất đội ngũ, thu thập phản hồi, và lập kế hoạch cải tiến cho phát triển và xây dựng đội nhóm trong tương lai. Dưới đây là các bước:
1. Tổ chức Cuộc họp Đánh giá Dự án
Tập hợp toàn bộ đội ngũ dự án để thảo luận và đánh giá dự án. Mục đích của cuộc họp này là xem xét quá trình thực hiện dự án, xác định những thành công và thách thức, đồng thời tạo kế hoạch cải tiến.
- Thảo luận phản hồi và các vấn đề khách hàng đã nêu: các vấn đề UX, thời gian tải chậm, và lỗi phần mềm.
- Mỗi thành viên trong nhóm chia sẻ kinh nghiệm của mình, những gì đã làm tốt, và những gì họ nghĩ có thể cải thiện.
2. Đánh giá Hiệu suất Cá nhân
Gặp riêng từng thành viên trong nhóm để thảo luận về trải nghiệm cá nhân của họ trong dự án.
- Thảo luận về vai trò của họ trong dự án, những điểm họ nghĩ mình làm tốt, và những điểm họ tin có thể cải thiện.
- Chia sẻ quan sát của bạn về hiệu suất của họ trong suốt dự án. Hãy nhớ cung cấp phản hồi mang tính xây dựng.
3. Đánh giá Hiệu suất Đội ngũ
Đánh giá mức độ phối hợp của nhóm và xem liệu sự tương tác trong nhóm có hỗ trợ hay cản trở việc hoàn thành dự án hay không.
- Xác định bất kỳ vấn đề nào về giao tiếp hoặc hợp tác có thể đã xảy ra.
- Xem xét mức độ hiệu quả khi các thành viên trong nhóm sử dụng kỹ năng của mình và kỹ năng đó có phù hợp với nhiệm vụ hay không.
4. Xác định Cơ hội Học hỏi
Dựa trên phản hồi và quan sát của bạn, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và lên kế hoạch phát triển nhân viên.
- Xem xét các kỹ năng kỹ thuật có thể cải thiện: thiết kế UX, tối ưu thời gian tải, gỡ lỗi, v.v.
- Xem xét các kỹ năng mềm như giao tiếp, hợp tác hoặc giải quyết vấn đề.
5. Lập Kế hoạch Cải thiện
Tạo kế hoạch để giải quyết các vấn đề đã xác định và cải thiện cho các dự án tương lai.
- Lên kế hoạch đào tạo hoặc các buổi hội thảo cần thiết để cải thiện những khoảng cách kỹ năng đã được nhận diện.
- Cân nhắc thay đổi cơ cấu nhóm nếu cần thiết – điều này có thể là thay đổi cách thành viên được tổ chức hoặc cải thiện xây dựng đội nhóm.
- Giải quyết bất kỳ vấn đề nào có thể ảnh hưởng đến tinh thần hoặc động lực của nhân viên.
6. Giải quyết Các Mối Quan ngại Của Khách Hàng
Các vấn đề kỹ thuật do khách hàng báo cáo cần được xử lý nhanh chóng.
- Làm việc với CTO và nhóm kỹ thuật để ưu tiên và lập kế hoạch sửa các vấn đề này.
- Đảm bảo có vòng phản hồi để khách hàng biết rằng các mối quan tâm của họ đang được giải quyết.
7. Ghi lại Mọi Thứ
Đảm bảo tất cả phản hồi, quan sát và kế hoạch đều được ghi chép lại. Tài liệu này sẽ được tham khảo khi lập kế hoạch cho các dự án tương lai.
Mục tiêu cuối cùng của việc đánh giá dự án không chỉ là để đánh giá sự thành công của dự án mà còn để học hỏi từ đó. Mỗi dự án, dù thành công hay không, đều là cơ hội để học hỏi và cải thiện. Dưới góc nhìn của bộ phận Nhân sự, điều này liên quan đến việc nâng cao đội nhóm và từng thành viên, dẫn đến các dự án tốt hơn trong tương lai và một đội ngũ mạnh mẽ, hiệu quả hơn.
Việc khám phá các mô hình ngôn ngữ AI, đặc biệt là Các Câu Lệnh ChatGPT, trong bối cảnh quản lý nhân sự cho thấy tiềm năng chuyển đổi lớn. Rõ ràng rằng kỹ thuật tạo câu lệnh ChatGPT không chỉ là một ý tưởng xa vời; đó là một giải pháp khả thi và hiện hữu mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để nâng cao hiệu quả vận hành.
Hành trình khám phá kỹ thuật tạo câu lệnh ChatGPT chứng minh tiềm năng của AI như một thành phần cơ bản trong hoạt động doanh nghiệp. Nó có thể tăng cường hiệu quả và mang lại lợi thế chiến lược cho các quy trình nhân sự. Việc tạo ra các mô tả công việc hấp dẫn, đẩy nhanh quá trình tuyển dụng, hỗ trợ các chiến lược giới thiệu nhân viên hiệu quả, và thực hiện đánh giá dự án toàn diện là những lĩnh vực mà các câu lệnh ChatGPT có thể đóng góp đáng kể.
Đối với các tổ chức đang bước vào thời đại kỹ thuật số, việc áp dụng và sử dụng hiệu quả các công cụ AI như Các Câu Lệnh ChatGPT có thể dẫn đến những cải tiến lớn trong hoạt động. Với các câu lệnh ChatGPT, doanh nghiệp không chỉ đơn thuần thích nghi với thời đại kỹ thuật số; họ còn tận dụng một cách chiến lược để tối ưu hóa quy trình của mình. Tiềm năng tái định nghĩa và đổi mới các quy trình nhân sự với các câu lệnh ChatGPT mở ra một con đường đầy hứa hẹn cho tương lai hoạt động kinh doanh.
Khám phá thêm các Lời nhắc ChatGPT dành cho các startup trong bài viết tại đây. Để có thêm lời khuyên thực tế về AI dành cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và nhiều công cụ cho quản lý tài chính, trình tạo công thức Excel, chỉnh sửa video hoặc phần mềm năng suất/cuộc họp phù hợp cho các doanh nghiệp lớn nhưng vẫn hợp túi tiền và có thể tận dụng sức mạnh AI một cách liền mạch cho các doanh nghiệp nhỏ.
