Es bien sabido que el papel se fabrica cortando árboles. Esto se debe a que se requiere madera para la producción de papel. Esto significa que a medida que aumenta la producción y el uso de papel, la calidad de nuestro entorno se degrada. OCR podría ser una solución potencial para un mundo sin papel y la salvación del medio ambiente.
De manera similar, gestionar tanto papel también es una molestia. Muchas empresas enfrentan pérdida de productividad debido a problemas de documentación. Para resolver todos estos problemas y hacer que la documentación sea sin papel, existe una tecnología disponible. Se conoce como Reconocimiento Óptico de Caracteres.
¿Pero por qué hacer estos esfuerzos para eliminar el papel? Si las desventajas anteriores de la documentación en papel no fueron suficientes para ti, permítenos darte algunas razones más.
Los perjuicios ambientales de usar documentos en papel son enormes. Y casi todo el mundo lo sabe. Además de reducir la cantidad de árboles en todo el mundo, la producción de papel también contribuye al deterioro del medio ambiente.
En Estados Unidos, la industria del papel es responsable del 20% de la liberación de desechos tóxicos al aire. Esto muestra el impacto altamente negativo de esta industria.
Además, gestionar copias físicas de documentos es extremadamente ineficiente. Se ha descubierto que se pierden en promedio 4 semanas al año debido a documentos mal etiquetados, no rastreados o perdidos.
Estas son todas estadísticas comprobadas. Espero que te ayuden a entender por qué un futuro sin papel es esencial.
Ahora, para responder cómo se puede lograr este futuro sin papel. La tecnología de reconocimiento óptico de caracteres mencionada antes es la clave para esto. Con ella, puedes convertir imágenes de documentos en papel en documentos digitales.
Las herramientas y software OCR realizan los siguientes pasos de procesamiento para cumplir su función:
Ahora, explicaremos los beneficios de este proceso.
El OCR es una tecnología de vanguardia para hacer que los espacios de trabajo funcionen sin papel. En otras palabras, nos ayuda a salvar el medio ambiente y hace que nuestro trabajo sea más efectivo al mismo tiempo.
A continuación, hemos discutido algunas formas en las que esto es posible.
¿Recuerdas todas las desventajas de los archivos en papel que discutimos arriba? Todos esos problemas pueden solucionarse si los documentos en papel se convierten en archivos digitales. Esto es posible con la ayuda de herramientas OCR.
Para convertir tus documentos de forma papel a forma digital, sigue estos pasos:
De esta manera, tus montones de documentos en papel pueden guardarse en un solo disco duro o almacenamiento en la nube. Además, este proceso no es solo para la digitalización de documentos. Otros archivos en papel, como las notas de los estudiantes, también pueden ser informatizados con herramientas OCR.
Otra ventaja de usar una herramienta OCR para digitalizar documentos es que ahorra dinero. Supongamos una situación para entender cómo sucede esto.
Supongamos que tienes 100 archivos de documentos para gestionar. El costo del papel usado, la tinta utilizada, las máquinas empleadas y el almacenamiento de esos 100 documentos será considerable. Por otro lado, puedes crear documentos digitales con solo una laptop.
Esta diferencia en los gastos necesarios para crear ambos tipos de documentos muestra lo útil que es el OCR. Los archivos digitales creados por esta tecnología pueden gestionarse sin complicaciones.
Como se mencionó antes, OCR también puede usarse para aumentar la productividad. Con esta tecnología, procesos como la entrada de datos se vuelven mucho más fáciles de ejecutar. Pero ¿cómo?
En el proceso estándar de entrada de datos, se requiere que el operador ingrese la información de archivos físicos en un software manualmente. En contraste, con OCR, esta información se convierte en un formato que puede ser copiado.
Una vez que eso sucede, simplemente puede copiarse y pegarse en el software deseado. De esta manera, una tarea que normalmente requiere varias horas puede realizarse en minutos.
En una de las secciones anteriores, explicamos cómo el OCR puede ayudarnos a ser ecológicos convirtiendo archivos en papel en documentos informatizados. Pero eso no es todo. El eliminar el papel no solo es beneficioso para el medio ambiente.
De hecho, esto también mejora la accesibilidad y la gestión de los documentos. Para entender esto, hagamos una comparación.
Según una encuesta en línea, el 46% de los empleados reporta que encontrar documentos les toma mucho tiempo. En otras palabras, pasan gran parte de su jornada laboral buscando archivos importantes.
Un documento digitalizado supera este desafío. Si tienes tus datos de oficina en formato digital, simplemente puedes buscar documentos escribiendo su nombre. Las máquinas rápidas de hoy tienen capacidades de búsqueda instantánea y te ayudan a encontrar los archivos deseados en segundos.
Para concluir, enfatizaremos un poco más la importancia del OCR. Como habrás deducido de la discusión anterior, no hay desventajas al usar OCR. Puedes digitalizar archivos en papel y disfrutar de enormes beneficios a cambio. Tu productividad aumentará y ahorrarás dinero. Además, ayudarás al medio ambiente.
Por eso sugerimos que elijas una herramienta OCR adecuada para ti ahora mismo y ayudes al mundo a ser más verde y eficiente.
