Es lunes por la mañana y tu bandeja de entrada ya está desbordada. Tu escritorio está enterrado bajo una montaña de facturas, contratos e informes. No estás solo. Los estudios muestran que el trabajador del conocimiento promedio pasa el 20% de su tiempo solo buscando información – ¡eso es un día completo a la semana!
Si esto suena familiar, entonces es hora de considerar el Procesamiento Inteligente de Documentos. El PID aprovecha la inteligencia artificial (IA) para extraer, clasificar y validar datos de sus documentos con una velocidad y precisión increíbles.
El Procesamiento Inteligente de Documentos es una herramienta poderosa que puede despejar su negocio, liberando tiempo y recursos valiosos.
Con el PID, sus facturas se procesan automáticamente, los contratos se analizan de manera eficiente y los datos de los clientes se organizan ordenadamente. Los empleados son más productivos, su rentabilidad mejora y finalmente podría tener tiempo para abordar esa lista de tareas pendientes en constante crecimiento.
En términos simples, el Procesamiento Inteligente de Documentos es una tecnología que utiliza la IA para entender y extraer información de varios tipos de documentos usando OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), NLP (Procesamiento de Lenguaje Natural) y ML (Aprendizaje Automático). No se trata solo de escanear; se trata de comprender el contenido dentro de esos documentos y convertir datos no estructurados en lo que realmente importa: información simple, fácil de encontrar y organizada.
IDP no es solo una palabra de moda; aquí hay algunos ejemplos del mundo real donde se utiliza activamente:
Implementar IDP es uno de los pilares de la transformación digital para empresas de todos los tamaños y un aspecto clave de la automatización de procesos de negocios. Aquí está la razón por la que es una decisión inteligente:
Ya sea que seas una startup autofinanciada en un sótano o una empresa Fortune 500 con oficinas alrededor del mundo, hay una solución IDP que se adapta a tus necesidades y presupuesto. Vamos a desglosarlo:
Si eres una máquina delgada y eficiente en el procesamiento de documentos, es probable que busques una solución tan ágil y asequible como tu negocio. Afortunadamente, hay muchas herramientas de procesamiento inteligente de documentos, basadas en la nube y fáciles de usar, diseñadas para startups.
Estas herramientas a menudo tienen precios de pago por uso, requieren una configuración mínima y ofrecen plantillas preconstruidas para tipos comunes de documentos como facturas y recibos. Quizás no tengan todas las características de las plataformas empresariales, pero aún pueden ser muy efectivas al automatizar sus flujos de trabajo de documentos. Empieza pequeño y crece según tus necesidades.
Estas herramientas plug-and-play son perfectas para empresas que buscan una entrada rápida y sencilla al mundo de IDP.
Ventajas:
Desventajas:
Si estás manejando un tsunami de documentos y flujos de trabajo complejos, necesitarás una solución de Procesamiento Inteligente de Documentos más robusta que pueda manejar el volumen y la complejidad. Las plataformas IDP de nivel empresarial o soluciones personalizadas ofrecen características como:
Si tus necesidades de procesamiento de documentos son más complejas o únicas, una solución personalizada podría ser la opción adecuada. Estas soluciones están adaptadas a tus requisitos específicos y pueden manejar una gama más amplia de tipos de documentos y flujos de trabajo.
Ventajas:
Desventajas:
Elegir la solución IDP adecuada requiere un proceso lógico y una consideración profunda; debe ajustarse a tus necesidades y presupuesto. Ya seas una startup o una empresa, hay una solución IDP que puede ayudarte a optimizar tu procesamiento de documentos, ahorrar tiempo y dinero, y liberar a tu equipo para enfocarse en tareas más importantes.
Paso 1: Define tus objetivos documentales
Mapa de tu panorama documental y cómo deberían ser los flujos de trabajo. ¿Qué puntos de dolor específicos quieres resolver? ¿Estás sepultado en facturas? ¿Luchando con contratos? ¿Abrumado por los datos de los clientes?
Define una estrategia clara, flujos de trabajo y el objetivo ideal final para resolver tus puntos de dolor – considera las consecuencias de segundo y tercer orden, no solo los resultados inmediatos.
Paso 2: Elige la solución IDP – ¿Fuera de la caja o personalizada?
Esto se reducirá a su presupuesto, necesidades y cronogramas que está apuntando. Hay ventajas y desventajas en ambos lados. Elija sabiamente, discuta y negocie con los proveedores y tome sus decisiones en función de su estrategia definida en el Paso 1.
Paso 3: Estructuración y preparación de sus datos para el procesamiento inteligente de documentos
No importa qué solución de IDP elija, la preparación adecuada es clave para una implementación fluida. Aquí se explica cómo comenzar:
Siguiendo estos pasos, estará bien encaminado para automatizar el procesamiento de documentos y aprovechar al máximo los beneficios del Procesamiento Inteligente de Datos.
Al identificar sus necesidades y objetivos, puede elegir la solución de IDP adecuada y adaptarla a sus flujos de trabajo únicos. Recuerde, IDP no es una solución única para todos, por lo que definir sus objetivos es el primer paso para tomar decisiones inteligentes.
En la era de la transformación digital, donde los datos son el nuevo petróleo, dominar sus documentos es innegociable. El Procesamiento Inteligente de Documentos (IDP) no es solo una tendencia; es una necesidad para las empresas que quieren seguir siendo competitivas, eficientes y rentables.
Ya sea que seas una startup manejando manualmente facturas o una empresa supervisando miles de contratos (contratos con miles de páginas, generalmente), el procesamiento inteligente de documentos ofrece una gran ayuda. Es hora de deshacerse de los cortes de papel, los archivos perdidos y las interminables horas desperdiciadas en la entrada manual de datos.
La Inteligencia Artificial tiene la capacidad de apoyar con múltiples automatizaciones de procesos empresariales, y el procesamiento inteligente de documentos es uno de ellos (probablemente uno de los más que consumen tiempo). ¿La mejor parte? Puedes liberar a tus empleados y desbloquear valiosos insights de tus datos. Recuerda, en el mundo de los negocios, el tiempo es dinero, y cada minuto que se pasa peleando con el papeleo es un minuto perdido en crecimiento e innovación.
